“e-αμαξοστάσιο: η σύγχρονη τεχνολογία στην υπηρεσία των δημοτών” (Του Δημάρχου Κοζάνης Λευτέρη Ιωαννίδη)

H λειτουργία του αμαξοστασίου είναι κομβική για το Δήμο Κοζάνης και ειδικότερα για την αντιμετώπιση των ζητημάτων καθημερινότητας, που διαχειρίζονται οι Διευθύνσεις Τεχνικών Υπηρεσιών και Περιβάλλοντος. Το Αμαξοστάσιο άλλωστε είναι η καρδιά της επιχειρησιακής λειτουργίας του Δήμου, με εξοπλισμό πολλών εκατομμυρίων ευρώ.

Ένας από τους στόχους που από την αρχή της θητείας μας θέσαμε και πετύχαμε ήταν η βελτίωση των εγκαταστάσεων του ίδιου του αμαξοστασίου, αλλά και ο εκσυγχρονισμός του μηχανολογικού εξοπλισμού. Έτσι

• δημιουργήσαμε ένα σύγχρονο επιχειρησιακό κέντρο για την οργάνωση της διαχείρισης των ζητημάτων καθημερινότητας και της αντιμετώπισης των έκτακτων φαινομένων (αποχιονισμός, κλπ)

• υλοποιήσαμε παρεμβάσεις που καθιστούν των χώρο ασφαλή για τους εργαζόμενους (απομάκρυνση των επικίνδυνων βράχων, διαγράμμιση, σήμανση)

• εξοπλίσαμε το Δήμο με νέα απορριμματοφόρα, μηχανήματα έργου και χειροκίνητα μηχανήματα οδοκαθαρισμού.

Η βέλτιστη αξιοποίηση αυτών των πόρων όμως απαιτεί το προσωπικό του Δήμου να έχει μια σταθερή βάση διαδικασιών και υποστήριξη από σύγχρονες εφαρμογές λογισμικού.

Για αυτό και προχωρήσαμε στην απόκτηση σύγχρονων ψηφιακών εργαλείων, που χρησιμοποιεί κατά βάση ο ιδιωτικός τομέας, που προσαρμόσαμε στις ανάγκες, τις απαιτήσεις αλλά και τις ιδιαιτερότητες μιας Δημόσιας Υπηρεσίας:

• GPS ΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟ ΟΧΗΜΑΤΩΝ: Λειτουργεί με ολοένα μεγαλύτερη αποδοχή και ενσωμάτωση στην καθημερινότητα όλων των Υπηρεσιών η εφαρμογή μέσω της οποίας γίνεται σε πραγματικό χρόνο (online) η εποπτεία της κίνησης των οχημάτων. Επίσης, μέσω αυτής της καταγραφής, γίνεται επεξεργασία σε δεύτερο χρόνο, των δεδομένων με στόχο τον εξ ορθολογισμό των δρομολογίων και την αποδοτικότερη αξιοποίηση των οχημάτων. Η εφαρμογή θα αξιοποιηθεί άμεσα και στον επανασχεδιασμό των δρομολογίων της αποκομιδής των απορριμμάτων.

• – ΨΗΦΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΩΝ: Πετύχαμε και θέσαμε σε λειτουργία ψηφιακή εφαρμογή που συνδέει άμεσα το Γραφείο Κίνησης, την Αποθήκη ανταλλακτικών και τα συνεργεία του Τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης Αμαξοστασίου, αποτελώντας το βασικό εργαλείο για την αντιμετώπιση των καθημερινών αναγκών της συντήρησης και επισκευής των οχημάτων. Οι 1.500 σε ετήσια βάση εντολές εργασίας και η διαχείριση των διαθέσιμων ανθρωποωρών αποτελεί πλέον δεδομένο της ηλεκτρονικής βάσης, μέσω της οποίας γίνεται σύνδεση με την Αποθήκη των ανταλλακτικών για τον άμεσο έλεγχο διαθεσιμότητας ή έκδοση παραγγελίας και τη συνέχεια της εκτέλεσής της από τα συνεργεία.

Ταυτόχρονα με τη χρήση barcode scanner η διαχείριση της Αποθήκης γίνεται με αμεσότητα και ακρίβεια (εισροές – εκροές), για εκατοντάδες διακριτούς κωδικούς ανταλλακτικών, ενώ η παραγωγή αναφορών είναι πλέον ζήτημα δευτερολέπτων.

• ΨΗΦΙΑΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΑΧΟΓΡΑΦΩΝ: Εδώ και 12 μήνες έχουμε θέσει σε λειτουργία ψηφιακή εφαρμογή, βάσει της οποίας γίνεται μεταφόρτωση και διατήρηση των δεδομένων των ταχογράφων των οχημάτων αλλά και των δεδομένων των ψηφιακών καρτών ταχογράφων των οδηγών, σύμφωνα με τη νομοθεσία. Ταυτόχρονα ο Δήμος προμηθεύτηκε κάρτα ψηφιακού ταχογράφου Νομικού Προσώπου, για να είναι εφικτή όλη η παραπάνω διαδικασία. Άμεσα θα γίνει αξιοποίηση των δεδομένων που συγκεντρώνονται στον επανακαθορισμό των δρομολογίων της αποκομιδής των απορριμμάτων.

• ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΥΣΙΜΩΝ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΩΝ: Στο πλαίσιο του Συμφώνου των Δημάρχων και σε συνεργασία με το Παν/μιο Δυτικής Μακεδονίας, δημιουργήσαμε και έχουμε θέσει σε λειτουργία εδώ και 2,5 χρόνια την εφαρμογή καταχώρησης και έλεγχου των χιλιομέτρων κίνησης και κατανάλωσης καυσίμων των οχημάτων μας. Η εφαρμογή μας τη δυνατότητα να ελέγχουμε και να παράγουμε αναφορές σχετικά με τις κινήσεις και τα καύσιμα των οχημάτων, καλύπτοντας έτσι την απαιτούμενη τεκμηρίωση για την διαχείριση και πληρωμή των αναγκαίων ενταλμάτων. Ταυτόχρονα εκτελώντας διάφορους εσωτερικούς ελέγχους μας ενημερώνει για την αναγκαιότητα εκτέλεσης προγραμματισμένων ελέγχων στα οχήματα (ΚΤΕΟ, κάρτα καυσαερίων κλπ).

• ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΤΟΥ ΑΜΑΞΟΣΤΑΣΙΟΥ: Με τη χρήση σαρωτών εγγράφων (scanner), όλα τα έγγραφα που εκδίδονται από το Γραφείο Κίνησης (εντολές εργασίας συνεργείων, διαταγές πορείας οχημάτων, έγγραφα διαχείρισης τιμολογίων καυσίμων και προμηθευτών, κλπ), ψηφιοποιούνται και διατηρούνται σε ηλεκτρονικούς φακέλους για περεταίρω επεξεργασία, δημιουργώντας ψηφιακές βιβλιοθήκες και αρχειοθήκες, συμβάλλοντας στην ανάπτυξη Υπηρεσιακής «μνήμης».

Με τις παραπάνω μεθόδους έξυπνης διακυβέρνησης (κάποιες εκ των οποίων εφαρμόζονται για πρώτη φορά σε δημόσιο φορέα) εξασφαλίζεται η τήρηση της νομοθεσίας και η εύρυθμη λειτουργία του στόλου ενσωματώνοντας τη φιλοσοφία της Λιτής Διαχείρισης (Lean Management) στην καθημερινότητά μας. Ταυτόχρονα δίνεται η δυνατότητα

• αντιμετώπισης της έλλειψης στελεχιακού δυναμικού,

• απλούστευσης και πρωτυποποίησης των διαδικασιών

• αποδοτικής ανταπόκρισης στις αυξανόμενες ανάγκες συντήρησης και επισκευής των οχημάτων

• εξοικονόμησης και εξορθολογισμού πόρων.

Τα βήματα εκσυγχρονισμού συνεχίζονται με έναν ευρύτερο σχεδιασμό οργανωτικού εκσυγχρονισμού και ψηφιοποίησης των υπηρεσιών. Έναν σχεδιασμό που στηρίζεται στους εργαζόμενους του Δήμου που δίνουν την απαιτητική μάχη της καθημερινότητας και ως στόχο έχει την παροχή αποδοτικότερων υπηρεσιών στην κοινωνία.

Λευτέρης Ιωαννίδης

Δήμαρχος Κοζάνης