Ο προγραμματισμός μιας μετακόμισης γραφείου μπορεί να είναι μια αγχωτική υπόθεση. Για αρχή, πρέπει να μεταφέρετε τον εξοπλισμό του γραφείου σας. Και πρέπει επίσης να συντονίσετε τους υπαλλήλους σας. Επιπλέον, πρέπει να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας θα συνεχίσει να λειτουργεί κατά τη μετεγκατάσταση. Για να αποφύγετε τις επιπλοκές της μετακκόμισης της επιχείρησής σας από τη μια τοποθεσία γραφείου στην άλλη, ακολουθούν 5 κρίσιμες συμβουλές που πρέπει να γνωρίζετε:
- Σχεδιάστε νωρίς τη μετεγκατάσταση του γραφείου σας
Όταν το γραφείο σας θα μεταφερθεί, θα απωθήσει πολλά πράγματα που συμβαίνουν στην επιχείρησή σας. Πέρα από αυτό, υπάρχει τεράστια υλικοτεχνική διαχείριση που πρέπει να υπολογίσετε κατά τη μετεγκατάσταση. Για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε περισσότερα από όσα έχετε ήδη με τη δουλειά, πρέπει να προγραμματίσετε νωρίς και να απαντήσετε στις δύσκολες ερωτήσεις. Δεν θέλετε να κάνετε τη διαδικασία περισσότερο από όσο θα έπρεπε λόγω κακού σχεδιασμού και κακής διαχείρισης.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοί σας λαμβάνουν την ειδοποίηση ότι το γραφείο θα μετεγκατασταθεί. Θα πρέπει επίσης να προγραμματίσετε τα σωστά ραντεβού με άτομα όπως ο ιδιοκτήτης, οι μεταφορείς και οι καθαρίστριες. Όταν αφιερώσετε χρόνο για να σχεδιάσετε τη μετεγκατάσταση του γραφείου σας, θα πάει πολύ πιο ομαλά και θα τελειώσει πιο γρήγορα από ό,τι αν δεν το σχεδιάζατε.
- Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους σας
Όπως αναφέρθηκε εν συντομία πριν, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν ότι η μετεγκατάσταση συμβαίνει εξαρχής. Δεν θέλετε να τους αγχώσετε όταν ξαφνικά, είναι η ημέρα της μετακόμισης, οπότε πρέπει να καθαρίσουν τα γραφεία τους. Οποιοσδήποτε καλός εργοδότης θα ενημερώσει τους υπαλλήλους του εκ των προτέρων, ώστε να μπορούν να το προγραμματίσουν. Εξάλλου, η τοποθεσία του νέου γραφείου θα επηρεάσει τις μετακινήσεις τους από και προς τη δουλειά.
Οι υπάλληλοί σας θα διαπιστώσουν ότι το γραφείο τους είναι είτε πιο κοντά είτε πιο μακριά από πριν, επομένως πρέπει να προσαρμοστούν ανάλογα. Θα διευκολύνει επίσης πολύ τον προγραμματισμό και την αντιμετώπιση εργασιακών ζητημάτων που μπορεί να μην έχουν ένα κατάλληλο περιβάλλον γραφείου. Πρέπει να γνωρίζετε τις ανησυχίες τους προτού μεταβούν στη νέα διεύθυνση.
- Ορίστε έναν διαχειριστή έργου
Αν και η μετακόμιση γραφείων δεν σχετίζεται άμεσα με την επιχείρησή σας που δημιουργεί γραφείο, εξακολουθεί να είναι ένα έργο που χρειάζεται διαχείριση. Γι’ αυτό ίσως είναι καλή ιδέα να προσλάβετε έναν διαχειριστή έργου για να το κάνει αυτό. Υπάρχουν πολλά μέρη όπου μπορείτε να βρείτε έναν διαχειριστή έργου για να σας βοηθήσει να μετακομίσετε στο γραφείο.
Μπορείτε να πάρετε έναν ανεξάρτητο διαχειριστή έργου για να αποκτήσει μια εξωτερική δύναμη που θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε το προσωπικό και τα πράγματα καθώς μεταφέρετε γραφεία. Ενδεχομένως να ψάξει για προσφορές μετακομίσεις αν υπάρχουν.
Μπορείτε επίσης να βάλετε ένα μέλος της ομάδας σας να το κάνει, αλλά θα χρειαστεί να του πληρώσετε επιπλέον γιατί δεν είναι από την περιγραφή της δουλειάς τους. Μόλις καταφέρετε να αποκτήσετε έναν διαχειριστή έργου, όμως, θα διαπιστώσετε ότι δεν θα χρειαστεί να νιώσετε τον πονοκέφαλο που συνοδεύει τη μετακόμιση. Ο διευθυντής του έργου σας θα κάνει όλη τη δουλειά για εσάς.
- Καθαρίστε σε βάθος το γραφείο σας
Πριν φύγετε από το παλιό σας γραφείο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ξανά τους όρους που αναφέρονται στη μίσθωση. Κάποιοι απαιτούν από εσάς να καθαρίσετε βαθιά το γραφείο σας πριν απομακρυνθείτε, ώστε το γραφείο να επιστρέψει στην αρχική του μορφή. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να προσλάβετε μια επαγγελματική υπηρεσία καθαρισμού για να κάνετε τη δουλειά σωστά.
Επιπλέον, είναι πάντα ωραίο να μετακομίζετε σε έναν χώρο γραφείου που φαίνεται αστραφτερός και ολοκαίνουργιος. Αισθάνεται σαν να σημαίνει το νέο ξεκίνημα που πρόκειται να κάνετε με το νέο σας γραφείο.
Αν και μπορείτε να κάνετε τον καθαρισμό μόνοι σας, ίσως δεν θέλετε να ξοδέψετε τον χρόνο, τα χρήματα και την προσπάθεια που απαιτούνται για να καθαρίσετε το παλιό και το νέο γραφείο σχολαστικά. Γι’ αυτό μια επαγγελματική υπηρεσία καθαρισμού μπορεί να είναι πιο κρίσιμη.
- Προσλάβετε μια επαγγελματική μεταφορική εταιρεία
Εκτός από επαγγελματίες καθαριστές, θα ήταν καλύτερο να θυμάστε να προσλάβετε επαγγελματίες μετακομιστές για να σας βοηθήσουν να μετακομίσετε στο νέο σας γραφείο.
Δεν είναι καλή ιδέα να πείσετε τους υπαλλήλους σας να το κάνουν για εσάς, καθώς αυτή η εργασία δεν είναι αυτή που τους πληρώνετε και μπορεί να κινδυνεύσει με τραυματισμούς.
Γι’ αυτό είναι καλύτερα να αναζητήσετε και στη συνέχεια να προσλάβετε μια μεταφορική εταιρεία στην Αθήνα για να σας βοηθήσει. Θα έχουν ακόμη και ένα φορτηγό επάνω και έτοιμο να βοηθήσουν στη μεταφορά βαρύτερου εξοπλισμού γραφείου, σε αντίθεση με το αν κάνετε DIY στον δρόμο σας για μετακόμιση.
Όταν προσλαμβάνετε μεταφορείς, θα έχετε ευκολότερο χρόνο για τη μεταφορά των αντικειμένων σας από και προς το παλιό γραφείο στο νέο. Προσοχή, η ψυχική ηρεμία είναι ανεκτίμητη.
Όταν προσλαμβάνετε μια επαγγελματική εταιρεία μετακόμισης, φροντίστε να τους ενημερώσετε όταν σχεδιάζετε να μετακομίσετε. Πρέπει να ειδοποιήσετε τον παλιό ιδιοκτήτη και τον νυν ιδιοκτήτη για την ημέρα της μετακόμισης, ώστε όλα να είναι συντονισμένα.
